Komuniciranje s profesorima i akademskim institucijama: kako pravilno sastaviti e-poruku?

Iako ovo pitanje muči brojne brucoše, praksa je pokazala kako i mnogo iskusniji studenti zapravo ne znaju poslati pravilno sastavljenu e-poruku. Često toga nisu ni svjesni te ponavljaju pogreške. 

Možemo slobodno reći da pisanje maila spada u opću kulturu te se u današnje vrijeme svrstava u kategoriju elementarne elektroničke pismenosti. Nekada se u poslovnom svijetu komuniciralo raznim dopisima, a danas je, u većini slučajeva, papir zamijenjen elektroničkom poštom. 

Na internetu postoje razne šablone i primjeri pravilno napisane e-poruke, no valja naglasiti da se klasična poslovna poruka razlikuje od one koju koristimo pri komuniciranju s akademskim institucijama ili profesorima. 

Prije svega, ako šaljete poruku profesoru, to činite isključivo putem službenog maila koji vam je dodijeljen još pri upisu na fakultet. Nadamo se da ne treba posebno naglašavati da se privatnim mailovima, koji sadrže nadimke i puste brojeve, nikada ne trebamo koristiti. Ne samo da ćete zvučati neprofesionalno, već vam profesor vjerojatno na takvo nešto neće niti odgovoriti.

Predmet (eng. subject) treba biti pravilno napisan. Pazite da bude kratak, ali i da bez otvaranja profesor može inicijalno znati o kakvoj se vrsti upita/poruke radi. Ako je u pitanju određena hitna situacija, pravilno napisanim predmetom utječete na period u kojem će profesor odgovoriti. Ipak, tu treba biti oprezan. Koliko god da vam je situacija hinta, u predmet nikada nemojte stavljati uskličnike, a izbjegavajte i pisanje velikih slova.

Što se tiče sadržaja, morate imati na umu da profesori dnevno zaprime i više desetaka mailova. Stoga, sažmite glavne misli i što direktnije prenesite poruku. Ako se radi o nešto kompleksnijoj stvari, odlomke podijelite tematski. No, mail nije sastavak ili nekakva vrsta osvrt pa, ako postoji potreba, radije posjetite konzultacije.

Ako u mailu dostavljate prilog, to obavezno naglasite u samom tekstu. Što se tiče tehničkih stvari, pazite na gramatiku i konstrukcije rečenica. Na početku profesora prigodno oslovite (poštovani profesore plus prezime), a na kraju ostavite završni pozdrav (unaprijed zahvaljujem, lijep pozdrav...). Na kraju idu potpis, ime fakulteta kojeg pohađate, godina studiranja te smjer.