Administrativni tajnik/tajnica Udruge

Opis posla
Udruga Med&X hrvatska je udruga čiji je cilj organizacija međunarodnih biomedicinskih konferencija i projekata s ciljem facilitiranja kolaboracija između Hrvatica i Hrvata u STEM području iz inozemstva s njihovim kolegama i Hrvatskoj, kao i transfera neprocjenjivo važnih biomedicinskih znanja i vještina s prestižnih svjetskih institucija u Hrvatsku. Do sada su konferencije organizirane od strane naših članova dovele u Hrvatsku preko 2400 osoba iz 30+ zemalja svijeta te 10 dobitnika Nobelove nagrade. Naša partnerstva uključuju vodeće svjetske biomedicinske institucije kao što su Harvard Medical School, Cleveland Clinic, Massachusetts General Hospital i druge. Med&X čini dinamični tim mladih liječnika i studenata medicine, a predvodi ga hrvatski liječnik i znanstvenik s Medicinskog fakulteta na Harvardu. Više o našim projektima možete vidjeti na www.medx.hr. 

Zašto tražimo tebe?
Trenutačno otvaramo poziciju administrativnog tajnika/tajnice Udruge. Ova pozicija donosi rad u dinamičnoj sredini fokusiranoj većinom na područje medicine i znanosti.

Osoba će kroz ovu poziciju sudjelovati u:
• Vođenju administrativnih poslova: upravljanje dokumentacijom, zapisnicima sastanaka, korespondencijom i vođenje evidencija članova.
• Podršci odgovornim osobama u udruzi: organizacija sastanaka, priprema materijala i izvještaja te suradnja u provedbi projekata i aktivnosti.
• Komunikaciji s članovima i vanjskim suradnicima: održavanje otvorenog i profesionalnog dijaloga s članovima udruge, partnerima i institucijama.
• Koordinaciji projekata i aktivnosti: praćenje provedbe programa i aktivnosti udruge te pružanje podrške u planiranju i organizaciji događanja.
• Vođenju društvenih mreža udruge i provođenje marketinških aktivnosti (newsletter i slično).

Indirektno, kroz ovu poziciju osoba će sudjelovati u međunarodnim biomedicinskim projektima (npr. konferencije, stvaranje partnerstava s biomedicinskim institucijama), komunikaciji s visoko pozicioniranim osobama u raznim dijelovima svijeta te će iskusiti rad u mladom i ambicioznom timu gdje ne postoji “tipični i prosječni radni dan”. Uz ovo, očekuje se da osoba pomaže u sažimanju informacija o raznim događajima, osobama i slično. Pozicija nudi mnogo prilika za učenje i osobni profesionalni razvoj u jedinstvenom okruženju za koje se nadamo da će biti od velike koristi u budućoj profesionalnoj karijeri osoba koje se namjeravaju prijaviti na ovu poziciju. 

Potrebna znanja
Barem 2 godine relevantnog iskustva u sličnom poslu; visoka razina profesionalnosti i odgovornosti; osoba treba biti ažurna pri odgovaranju na email, poruke ili drugi oblik komunikacije, ovisno o dogovoru; pismena i usmena stručnost na engleskom i hrvatskom jeziku (značajan dio komunikacije na ovoj poziciji će biti na engleskom jeziku); sposobnost samostalnog i efikasnog rada, visoka razina organizacije i poznavanje strukturiranja e-mailova i dokumenata (MS Word, PDF, MS Excel); kvalitetno poznavanje aplikacija kao Microsoft Teams, Zoom i Google Drive. Bonus je poznavanje rada u Adobe Illustrator-u.

Radno vrijeme
Najveći dio posla se radi fleksibilnosti obavlja “od kuće“ od ponedjeljka do petka u doba dana kada se obje strane dogovore; posao se obavlja 8 sati tjedno (1-2h x 5 dana x 4 tjedna = 32-40h mjesečno) uz mogućnost povećanja fonda sati; osoba će imati plaćeni period prilagodbe od 2 tjedna da vidi da li joj odgovara posao i ambijent; osoba mora biti dostupna za rad minimalno 3 mjeseca u kontinuitetu radi prirode ove pozicije (minimalno od 15.12.2024. do 15.2.2025.).

Satnica
Propisana minimalna studentska satnica (do 31.12.2024, 5.25€/h, od 1.1.2025. 6,06€/h); količina posla: 32-40h mjesečno.

Način za prijavu
Zainteresirane osobe se mole da pošalju životopis na mail s naslovom „Prijava za posao – administrativni tajnik/tajnica udruge“. Odabrani će kandidati imati kratki video intervju radi boljeg upoznavanje s poslom i timom prije samog zapošljavanja.